Порядок оформления требований-накладных в аптеке и сроки их хранения

Любое движение товарно-материальных ценностей, в том числе медикаментов и различных аптечных товаров, должно быть оформлено документально.

Требование-накладная отражает передачу товаров из подразделения в подразделение или другую организацию и является документом первичного бухгалтерского учета.

Есть определенные правила и порядок оформления, хранения и уничтожения этих документов на товар, необходимые к соблюдению и обеспечивающие должный учет и ведение бухгалтерии.

Показать содержание

• Для чего используют этот документ в аптечных учреждениях?
• Какую форму применяют?
• Как заполнить для отпуска лекарственных средств и препаратов?
• Какие печати, штампы и подписи нужно проставить?
Действителен ли документ без подписей и печатей?    
• Сколько должен храниться?
Что делать после истечения срока хранения?    

Для чего используют этот документ в аптечных учреждениях?

В аптеках требования-накладные используются при передаче медикаментов и различных медицинских товаров лечебным организациям, подразделениям внутри аптеки, а также в сторонние аптеки.

Какую форму применяют?

Требование-накладная как форма документации первичного бухгалтерского учета именно для аптек утверждена была Приказом Минздрава СССР от 08.01.1988 №14 «Об утверждении специализированных форм первичного бухгалтерского учета для хозрасчетных аптечных учреждений». Для нее разработана типовая форма АП-16, которая актуальна в настоящее время.

В 1997 году Постановлением Госкомстата утверждены типовые формы документов, в том числе и межотраслевая типовая форма требования-накладной М-11. Но данная форма предназначена только для внутреннего учета товарно-материальных ценностей и не подходит в случае их передачи в другую организацию.

Если в аптеке движение медикаментов происходит только внутри организации между ее структурными подразделениями и нет внешних коммуникаций, то возможно оформление передачи ТМЦ по требованию-накладной формы М-11.

Если же аптека отпускает лекарства в медицинские учреждения или другие аптеки, а также идет движение внутри организации, то необходимо использовать единую специализированную форму АП-16 для единообразия оформления документации.

О требовании-накладной по форме 0504204 читайте в этой статье.

Как заполнить для отпуска лекарственных средств и препаратов?

Заполнение требований-накладных регламентируется для аптек Приказом Минздрава России от 26.10.15 № 751н «Правила изготовления и отпуска лекарственных препаратов», в третьей главе которого расписан порядок их оформления.

• В документе обязательно проставляется порядковый номер и дата. Нумерация ведется с начала года.
• В шапке указывается полное наименование аптеки, ее структурное подразделение, код подразделения. Ниже указывается полное наименование получателя и основание отпуска (например, «Договор №10 от 11.12.2017»). Если получатель действует через представителя, то рядом в графе указывается его данные и доверенность.
• В графах таблицы прописываются наименования медикаментов на латинском языке, дозировка, форма выпуска (мазь, таблетки, ампулы…), общее количество и цена.
• Если аптека учитывает ТМЦ в суммовом выражении, то при передаче медикаментов медицинским учреждениям по розничной цене графы, в которых указываются оптовые цены, не заполняются.
• При отпуске наркотических, психотропных, ядовитых и сильнодействующих лекарств (подлежат предметно-количественному учету) документы оформляются отдельно для каждого вида медикаментов. При оформлении заявок на психотропные и наркотические средства учитываются утвержденные расчетные нормативы.
• При оформлении требования для конкретного больного в бумаге прописываются его фамилия, имя, отчество, номер истории болезни.
• Требования-накладные распечатываются в трех экземплярах, а на вещества, подлежащие предметно-количественному учету – четыре экземпляра. После отпуска медикаментов один экземпляр вместе с товарным отчетом остается в аптеке, второй передается покупателю, третий – получателю.
  Четвертый экземпляр, оформленный на ядовитые, психотропные, наркотические препараты, передается на хранение материально ответственному лицу, выдавшему эти медикаменты.
• Документы должны быть оформлены без ошибок и исправлений.

Скачать бланк требования-накладной по форме АП-16

Какие печати, штампы и подписи нужно проставить?

Сегодня бумаги оформляются на компьютере, хотя не исключено и заполнение от руки. В любом случае они должны быть подписаны должностными лицами с расшифровкой подписей.

На документах должны быть проставлены:

1. Штамп лечебно-профилактического учреждения, которое получает препараты в аптеке.
2. Подписи главного бухгалтера и начальника медицинского учреждения или его заместителя по лечебной части. Вместо подписи главного бухгалтера (в случае его отсутствия или удаленного местонахождения) может расписаться главная медсестра.
3. Круглая печать организации.

Частные доктора на основании лицензии на медицинскую деятельность и соглашения с аптечным учреждением могут получать медикаменты по требованию-накладной. В этом случае бумаги должны быть заверены их подписью, личным штампом и печатью. Аптеки не имеют права отпускать частным врачам лекарства, подлежащие предметно-количественному учету.

Действителен ли документ без подписей и печатей?

Накладные обязательно должны быть подписаны должностными лицами. Без подписей они будут не действительны. Например, врачи стоматологической клиники могут выписывать для работы необходимые препараты для применения в лечебном кабинете за своей подписью, но не имеют права передавать их больным.

Сколько должен храниться?

Требования-накладные сшиваются в тома, на которых указываются месяц и год. Сроки хранения документов в условиях, обеспечивающих сохранность:

• на психотропные и наркотические вещества (списки II и III) – десять лет;
• на иные лекарства, подлежащие ПКУ – три года;
• на остальные медикаменты – один календарный год.

Что делать после истечения срока хранения?

По окончании срока хранения документы подлежат уничтожению. Ревизия проводится ежемесячно, в случае надобности составляются акты об уничтожении требований-накладных.

Для этого издается приказ о комиссии в составе председателя и членов комиссии, не менее трех человек. Акты составляются раздельно для каждой группы накладных по признаку хранения. Форма актов предусмотрена Инструкцией о порядке выписывания лекарственных препаратов и оформления рецептов и требований-накладных, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития России от 12.02.07 № 110.

• В шапке акта указывается наименование документа «Акт об уничтожении требований…», ниже проставляется дата и номер документа, перечисляются члены комиссии с указанием полностью Ф.И.О. и должностей.
• Ниже указывается, что комиссия произвела изъятие и уничтожение в организации (полное наименование) документов на получение медикаментов (указывается группа веществ) за такой-то период.
• Ниже идет табличная форма, в которой поименованы документы и что по ним отпускалось.
• После этого идет запись о способе ликвидации документов (сжигание, измельчение, растворение в хлорной извести). В конце акта подписывается председатель и члены комиссии.

Скачать бланк акта об уничтожении накладных-требований

Процедура оформления требований-накладных, их хранения и уничтожения, проведенная должным образом, избавит от проблем с ведением бухгалтерского учета и со стороны контролирующих органов.