Как оформить требование-накладную по форме 0504204? Инструкция, бланк и образец заполнения

Любой организации — учреждению, компании, фирме, требуется учёт денежной массы и товарно-материальных ценностей.

Операции с финансами проводятся в двух направлениях. Это поступление, выдача и перечисление денежных средств, а также приход и расход разного вида имущества и сырьевых ресурсов.

Одним из главных инструментов упорядочения и систематизации этого процесса является особая форма требований-накладных — 0504204 по ОКУД, заполнить ее можно в Ворде или Excel.

Показать содержание

• Что это такое?
В каких организациях используется?     Для чего применяется?     Можно ли её заменить другими документами?    
• Как заполнить?
Кто именно заполняет и подписывает?    
• Сколько времени хранить и что делать потом?

Что это такое?

Документ утвержден Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.03.2015 N52Н. Приложение 1 к приказу содержит список формуляров класса 05, куда и входит данная форма.

В каких организациях используется?

Такое требование применяется исключительно в государственных структурах.

Содержание данного документа продумано таким образом, чтобы бюджетные организации могли легко закрепить обоюдный процесс материальных отношений между их отделами и службами.

Для чего применяется?

Сопроводительная бумага необходима для целевого учёта движения активов внутри предприятий. Это приём и передача числящихся ценностей между структурными подразделениями, базами и складами, физическими лицами, несущими материальную ответственность.

Подробнее о том, для чего применяется требование-накладная и где используется, читайте здесь.

Можно ли её заменить другими документами?

Документ может быть оформлен, если требуется:

• вернуть неиспользованные остатки материалов на склад;
• оприходовать брак производства;
• отпустить товар лицу, ответственному за его хранение;
• переместить продукцию между складами.

Как заполнить?

При заполнении формуляра указываются данные об отправляющей и получающей стороне (название и код), физических лицах, отпускающих и затребовавших продукцию (занимаемая должность, фамилия, имя).

Ниже расположена таблица, в графы которой вносятся:

1. наименование ценностей;
2. номер соответствующей номенклатуры и паспорта;
3. измерительная единица;
4. кодовый шифр;
5. стоимость;
6. количество единиц;
7. сумма без налога на добавленную стоимость;
8. счета бухгалтерии и примечание.

• Скачать бланк заполнения требования-накладной, форма по ОКУД 0504204
• Скачать образец заполнения требования-накладной, форма по ОКУД 0504204
• Скачать бланк требования-накладной по форме М-11 в формате Word
• Скачать образец требования-накладной по форме М-11 в формате Word

Бумаги оформляются либо вручную, либо печатным текстом.

Кто именно заполняет и подписывает?

Готовится накладная в двух экземплярах — по одному для отправителя и получателя. Подписывается документ представителями обеих сторон, участвующих в процедуре. С целью регистрации произведенного действия бланки передаются в ведомственную бухгалтерию.

Сколько времени хранить и что делать потом?

Накладная должна выдержать пятилетний срок хранения, так как она является документом первой очереди. Это обусловлено ещё и тем, что она применяется не только для учёта в бухгалтерии, но и входит в отчётность налоговых органов.

Если требование выдано 16 октября 2017 года, то его отсчет начнётся с 1 января 2018 года. Сохранить его следует до 1 января 2023 года.

После этого накладные подлежат уничтожению. По приказу руководителя создаётся экспертная комиссия. Члены её уполномочены заниматься отбором и инвентаризацией устаревших бумаг. В акте не обязательно перечислять каждый бланк в отдельности. Образцы одной классификации можно прописать общей строкой с фиксацией срока хранения и количества коробок.

Форма успешно применяется в бюджетных учреждениях и помогает вовремя внести изменения в бухгалтерскую книгу. Она удобна в использовании и не требует большого количества показателей и цифр. Это, в свою очередь, способствует своевременной сдаче отчётности и подведению итогов за календарный год.