Как правильно провести проверку накладных через систему ЕГАИС?

Люди, постоянно работающие с поставщиками алкоголя, регулярно слышат о так называемой ЕГАИС.

Однако, далеко не все понимают, что ЕГАИС — это не только возможность «пробить алкогольный акциз на кассе», но и способ значительно упростить себе жизнь.

Так, например, с помощью ЕГАИС можно без проблем проверить статус накладной. Рассмотрим все нюансы этой процедуры, чтобы у тех, кто работает с алкогольными поставками, не возникло проблем и сложностей.

Показать содержание

• Виды ТТН, которые можно проверить в системе
• Какую информацию можно найти?
• Как зайти в личный кабинет и посмотреть статус документа?

Виды ТТН, которые можно проверить в системе

У аббревиатуры «ЕГАИС» имеется два значения:

• ЕГАИС — это Единая Государственная Автоматизированная Информационная Система, с помощью которой производится контроль над передвижением спиртосодержащей продукции.
• Существует другая ЕГАИС, отслеживающая оборот рынка древесины и степень вырубки лесов.

Поэтому от поставщика леса и от поставщика можно слышать одно и то же слово «ЕГАИС», но означает оно разные вещи. В нашем случае ЕГАИС отслеживает именно перемещение алкоголя.

Соответственно, в ЕГАИС можно проверить только товарно-транспортные накладные (ТТН), связанные именно со спиртосодержащей продукцией. Объясняется это тем, что другой вид накладной — транспортная — применяется в бухгалтерии только для контроля взаимоотношений между перевозчиком и принимающим.

В связи с этим главным пунктом в цепочке поставщик — продавец — покупатель является именно продавец, т. к. он осуществляет конечную передачу товара потребителю.

Таким образом, транспортная накладная в ЕГАИС не нужна, но товарно-транспортная, наоборот, является основой контроля за качеством продукции.

Какие виды накладных существуют, можно узнать в этой статье.

Какую информацию можно найти?

Разумеется, информационная система предусматривает множество функций, потому что в противном случае ее введение было бы чересчур малоэффективно и дорого для государства.

В список опций входят:

1. Проверка наличия товарно-транспортных накладных, проверка их статуса.
2. Указание зарегистрированных в системе актов о расхождении, чеков, документальных подтверждений факта официальной (легальной) закупки алкоголя.
3. Перечень существующих в системе справочников и запросов.
4. Акты постановки алкоголя на бухгалтерский баланс.
5. Конкретно по отношению к товарно-транспортным накладным (ТТН) система позволяет выяснить точные реквизиты отправителя, статус и номер накладной, дату фиксирования документа в Универсальном Транспортном Модуле (УТМ), а также полный список всех приложений, отправленных поставщиком вместе с накладной — в том случае, если к ТТН был также прикреплен акт расхождения.

В ЕГАИС и товарно-транспортных накладных бывают статусы:

• «Принята» — статус, обозначающий полное соответствие накладной и сопутствующих документов российскому законодательству. Данный статус является индикатором успешно проведенной бухгалтерской операции со стороны поставщика.
  Чтобы накладная получила статус «принята», получателем товара должен быть составлен или акт расхождения, или подтверждение.
• «Ожидает ответа от ЕГАИС» — системе требуется некоторое время, чтобы проверить накладную. Как правило, проверка длится от нескольких часов до нескольких суток в самые загруженные месяцы.
• «Проведена» — статус, появляющийся в том случае, если отправленная поставщиком накладная прошла автоматическую проверку ЕГАИС, но получатель на нее пока еще не отреагировал.
• «Отозвана» — статус достаточно редкий, так как для его возникновения отправитель товара должен составить отказ.
• «Отклонена» — возникает в случае, если получатель продукции оформил отказ. Он также появляется в случае, если получатель составил акт расхождения, а отправитель решил его отклонить.

Как подтвердить, переотправить или отказаться от ТТН через ЕГАИС, можно узнать здесь.

Как зайти в личный кабинет и посмотреть статус документа?

Для начала получатель и отправитель должны зарегистрироваться в ЕГАИС (fsrar.ru), оформив в системе личный кабинет. После этого обе стороны получают ID-код своей фирмы и ключ своего юрлица.

Далее сторонам необходимо воспользоваться государственным сервисом. Именно с его помощью возможна проверка статуса накладных, просмотр перечня актов расхождения и тому подобного.

Для того чтобы осуществить проверку статуса ТТН, пользователю необходима следующая информация:

• ID компании-отправителя (его передает получателю сам отправитель).
• ID компании-получателя.
• Регистрационный номер (идентификатор) накладной.

Идентификационный номер сообщается самим отправителем. Его он может узнать с помощью все той же системы ФСРАР: необходимо ввести в систему номер фиксации, всегда указываемый в печатной версии, и ID фирмы-получателя. Система после этого выдаст отправителю электронный регистрационный номер накладной.

Инструкция, как в личном кабинете проверить документ по идентификационному номеру, следующая:

1. Получатель, будучи зарегистрированным в системе, входит на сайт https://check1.fsrar.ru.
2. На выбор будут предоставлены несколько вкладок — поиск по транспортному пакету и по накладной. Необходимо выбрать вкладку «Поиск по Идентификатору накладной».
3. В поле «Идентификатор накладной» необходимо ввести десятизначный код ТТН, который необходимо узнать у отправителя заранее.
4. В поле «fsrar ID отправителя» должен быть введен ID код компании, отправившей продукцию.
   Код должен быть заранее взят у отправителя — добросовестные поставщики об этом знают и, как правило, первыми предлагают ознакомиться с номером накладной и ID компании.
5. В поле «fsrar ID получателя» необходимо ввести ID собственной компании, выступающей в роли получателя. Его можно найти в письме от ФСРАР на электронной почте, указанной при регистрации.
6. Последним действием будет ввод капчи. Сразу после ввода откроется страница с информацией о накладной и сопутствующих документах.

Резюмируя, проверка накладных в системе ЕГАИС стала достаточно простым и, что главное, удобным процессом. Теперь заниматься проверкой накладных и проводить иные бухгалтерские операции стало в разы результативнее, чем, например, в 2006 году, когда ЕГАИС ввели впервые.

Поэтому пренебрегать данным инструментом совершенно точно не стоит — просто потому, что он дает пользователям слишком много полезных функций.