Порядок оформления и хранения накладных, нюансы их проверки на подлинность
Любое юридическое лицо, занимающееся продажей или покупкой каких-либо материальных ценностей, не сможет обойтись без товарной накладной.
Ведь ТН, она же ТОРГ-12, является необходимым (первичным) бухгалтерским документом. Поэтому об основных правилах управления накладными, об их оформлении и хранении должен знать каждый предприниматель или наемный сотрудник, связанный с ТМЦ.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 302-76-94. Это быстро и бесплатно!
Показать содержание
- Кто должен выписывать?
- Что должно быть в документе и нужны ли печать и подпись?
- Порядок оформления
Как фиксируется факт приема? Какой датой оформлять? Обязательна ли проверка на подлинность и как выполняется? Регистрация документа- Срок и правила хранения в организации
Кто должен выписывать?
Товарные накладные – это документ, при помощи которого оформляется и удостоверяется передача товаров или материалов от продавца покупателю, используемый всеми юридическими лицами. То есть оформлением накладных занимается поставщик.Ответственное лицо в организации (это может быть напрямую бухгалтер или же менеджер по продажам) распечатывает ТН в двух экземплярах, собирает все необходимые подписи и ставит печать, без которой обойтись нельзя. После чего передает один из экземпляров клиенту.
Что должно быть в документе и нужны ли печать и подпись?
При приемке товара и сопутствующих документов, в том числе накладных ТОРГ-12, стоит убедиться, что ТН заполнены правильно и на них присутствует:
- Подпись со стороны поставщика. Теоретически на ТН должны стоять три подписи: руководителя, главного бухгалтера и ответственного за продажу. По факту, во многих организациях внутренним распорядком закреплена одна подпись.
- Название грузоотправителя, его юридический адрес, телефон, расчетный счет, БИК.
- Заполненные ОКПО и ОКПД.
- Номер и дата договора.
- Номер ТН и дата ее составления. Налоговые службы любят, когда дата ТН совпадает с фактической отгрузкой.
- Наименование товарно-материальных ценностей, которые передаются с накладной, их точное количество.
- Сумма. Данные ТН должны соответствовать данным счет-фактуры к ней (в чем разница между ТН и счет-фактурой?).
- Печать.
Отдельный вопрос — можно ли ТН принимать к учету без чека? Унифицированная форма ТОРГ-12 для юридических лиц полностью заменяет кассовый чек, в нем, как в дополнении, нет необходимости.
- Скачать бланк унифицированной товарной накладной ТОРГ-12
- Скачать образец унифицированной товарной накладной ТОРГ-12 с печатью
Порядок оформления
Как фиксируется факт приема?
Движение товарных накладных следует правильно оформить, главным образом это необходимо для своего же удобства и внутреннего контроля.В разных организациях действуют свои порядки на этот счет, поскольку унифицированных форм не существует.
Можно выделить такие формы, как:
- Книга учета накладных.
- Журнал учета накладных.
- Реестр накладных.
Каждая организация выбирает самостоятельно по какому пути пойти в этом вопросе: кто-то покупает готовые формы, кто-то формирует и распечатывает самостоятельно. Книги учета особенно популярны в организациях, которые имеют строгую отчетность по каким-либо материалам.
Стандартный реестр способна сформировать любая специализированная бухгалтерская программа, такими реестрами удобно пользоваться на складах, их подшивают в папки с документами в бухгалтерии.
Какой датой оформлять?
Какой датой правильно оформлять поступление накладной? Датой выгрузки или фактической датой получения товара, — спор на эту тему не утихает. Но, верным все же будет проводить ТН по факту получения, то есть датой, когда товар прибыл и за него расписалась принимающая сторона.
Обязательна ли проверка на подлинность и как выполняется?
Законодательно организации не имеют обязанность проверять первичку на подлинность. Однако, в случае проверки, могут возникнуть некоторые вопросы к внешнему виду документов. А в этом случае, проверяющие, например, могут отказать в начисление вычетов по НДС по этим накладным.
Проверять накладные по приходу все-таки стоит. На что особенно стоит обратить внимание:
- Орфографические ошибки.
- Различия в шрифте в одном и том же документе.
- Механические повреждения на бумаге.
- Факсимиле.
- Разные чернила на одном и том же документе.
- Смазывание букв.
- Дорисовки на печати или подписи.
- Разная бумага в одном документе.
Дополнительная информация О том, как проверить накладные через систему ЕГАИС, читайте в этом материале.
Регистрация документа
Как регистрировать ТН и какую форму для этого выбрать, остается на усмотрение каждой организации. И книги учета, и журналы учета и реестры накладных объединяет практически идентичное содержание. В формах обычно указывается:
- Дата поступления ТН.
- Наименование поставщика.
- Номер договора.
- Сумма по накладной (часто разделяют столбцы: общая сумма, без НДС, НДС).
Срок и правила хранения в организации
Товарные накладные – это документы первичного бухгалтерского учета, поэтому их хранение должно происходить по всем правилам. До передачи документов в архив они должны храниться в отдельном помещении или в закрытом шкафу. На практике, конечно, такое редко бывает.На самом деле, никакой ответственности за неправильное хранение первички закон не предусматривает, поэтому главное – сохранить всю документацию в целостности и сохранности любым путем. Иначе, при проверке фискальными органами можно получить проблемы, если что-то пропадет.
По истечению финансового года товарные накладные сдаются в архив. Архив организации должен соответствовать некоторым обязательным условиям:
- отдельное помещение;
- закрытый доступ;
- тень и полки для лучшего хранения бумаги.
Некоторые организации предпочитают пользоваться услугами архивной компании.
Товарные накладные необходимо хранить не менее пяти лет. Например, ТН была выписана 5 октября 2017 года, отсчет будет начат 1 января 2018 года, то есть хранить документ следует до 1 января 2023 года.
Накладные бывают разных видов. О них можно узнать на нашем сайте, в частности, о том, как работать в ЕГАИС с товарно-транспортными накладными.Хоть документооборот, который касается накладных, не так уж и сложен, но всю бухгалтерскую первичку, в том числе и товарные накладные стоит вести внимательно и аккуратно, ведь это оградит организацию от множества проблем в будущем.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
8 (800) 302-76-94
Это быстро и бесплатно!