Что такое счет-фактура и накладная и в чем между ними разница? Обязательны ли оба документа?

Расчеты по факту оказанных услуг или поставленных товаров отражаются в сопутствующих сделке документах.

Первичная бухгалтерская документация является также и основной формой налоговой отчетности предприятия.

Важно, чтобы все документы были заполнены верно и были внесены соответствующие записи в книги учета. Как их заполнить и сколько они хранятся, можно узнать в статье.

Показать содержание

• Определения
• Чем отличаются эти документы?
Для чего нужны накладные?      Для чего нужен СФ?      Различается ли форма этих документов?      Сколько лет их требуется хранить?     Другие отличия    
• Обязательно ли к СФ должна быть ТН?
Должны ли совпадать номера?     Можно ли оформить один СФ на несколько накладных?     
• Могут ли они быть в одном документе?
Когда лучше использовать УПД?     Как заполняется УПД?     

Определения

Накладная – это первичный документ бухгалтерской отчетности, в котором отражается прием и отправка материальных ценностей, их перемещение от продавца к покупателю. Накладные могут быть товарными, товарно-транспортными, транспортными в зависимости от формы и способа передачи товара. Подробнее о видах накладных читайте здесь.

Счет-фактура (с/ф) представляет собой документ, который оформляется продавцом при отправке товара покупателю и является основанием для получения вычета или возмещения НДС.

Чем отличаются эти документы?

Информация в накладных и счетах-фактурах дублируется, что вызывает недоумение у предпринимателей: в чем же разница между документами и зачем заполнять столько одинаковых бумаг? На самом деле, накладная и счет-фактура оформляются с разными целями.

Для чего нужны накладные?

Применяются накладные для оформления перехода права собственности на материальные объекты, т.е. на товар от продавца к покупателю.

Если в операции передачи товара участвует сторонняя транспортная компания, то накладная регулирует также и отношения между перевозчиком, покупателем и продавцом. Доказательством передачи товара является накладная с подписью и печатью покупателя. О том, кто и в каком порядке подписывает накладные со стороны покупателя и продавца, можно узнать тут.

Для чего нужен СФ?

Счет-фактура оформляется продавцом и передается покупателю после завершения выгрузки товара, но не является доказательством факта передачи ценностей. Цель составления с/ф – подтверждение суммы выплаченного продавцом налога на добавочную стоимость, которая должна быть принята к вычету (согласно ст.169 НК РФ).

Различается ли форма этих документов?

• Товарная накладная оформляется в соответствии с унифицированной формой ТОРГ-12, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.98 №132.
• Товарно-транспортная накладная (ТТН) заполняется по форме 1-Т (Постановление Госкомстата РФ от 28.11.97 №78.)
• Счет-фактура составляется в строгом соответствии с бланком утвержденным Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 №1137.

Сколько лет их требуется хранить?

• Срок хранения счетов-фактур для налоговой отчетности составляет 4 года со дня завершения отчетного налогового периода.
• Срок хранения накладных, как первичных бухгалтерских документов, составляет 5 лет по истечении отчетного периода.

Другие отличия

• Оформление накладной требуется только при передаче (отгрузке) товаров, счет-фактура составляется как при передаче товаров, так и по факту оказания услуг.
• Счет-фактура не может выступать основанием для предъявления претензии к продавцу,перевозчику или покупателю.
• Организация обязуется вести строгий учет всех с/ф в специальных журналах покупок и продаж, в то время как обязанность учета накладных не регламентирована законодательно.

Обязательно ли к СФ должна быть ТН?

Если есть счет-фактура, нужна ли накладная? Товарная накладная оформляется как сопроводительный документ к отгружаемому товару. Счет-фактура является самостоятельным документом, который может быть выписан поставщиком услуг или товаров после отгрузки товара или окончания предоставления услуги в срок до 5 дней (п.3 ст.168 НК РФ).

Могут ли накладная и счет-фактура быть с разными датами? Даты составления накладной и с/ф могут не совпадать.

Должны ли совпадать номера?

Налоговый кодекс РФ не вводит каких-либо правил относительно одинаковой нумерации накладных и счетов-фактур.

Можно ли оформить один СФ на несколько накладных?

Налоговый кодекс допускает составление с/ф на несколько накладных при условии полного соблюдения статей 168-169 НК РФ, т.е. если с/ф будет выставлен в течение 5 дней со дня первой отгрузки.

Могут ли они быть в одном документе?

С 2013 года Письмом ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ допускается объединение информации из форм по передаче материальных ценностей с информацией, содержащейся в счетах-фактурах. К объединению допускаются следующие виды форм:

• ТОРГ-12.
• М-15.
• ОС-1.
• Товарный раздел ТТН.

Объединенная форма называется Универсальным Передаточным Документом (УПД) и формируется в соответствии с рекомендациями, отраженными в Письме ФНС РФ от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@:

• основой УПД является с/ф, включенный в нее в утвержденной форме и без изменений;
• ниже, под информацией из включенной в бланк с/ф, указываются даты отгрузки, приема товара, реквизиты ответственных сторон сделки.

Когда лучше использовать УПД?

Преимущества использования УПД неоспоримы, к ним относится:

• уменьшение архивной документации;
• сокращение расходов на бумагу;
• сокращение затрат времени на подготовку документации.

Использовать УПД нельзя в следующих случаях:

• получение аванса;
• исправление и корректировка документации.

Как заполняется УПД?

• Необходимо заполнить графу «Статус» в верхнем левом углу:
  1. если УПД оформляется как с/ф и накладная одновременно в графу вписывается «1»;
  2. если УПД оформляется только как накладная вписывается «2».
• Заполняется раздел «Счет-фактура» в соответствии со всеми правилами:
  1. дата заполнения;
  2. номер документа;
  3. информация о продавце;
  4. информация о грузоотправителе и грузополучателе, реквизиты, адреса организаций;
  5. реквизиты чека об оплате;
  6. наименование и код валюты;
  7. заполняется таблица с/ф с полным описанием товара: артикулы, коды, наименование, количество, стоимость всего товара, единицы измерения и т.д.
• Обязательными к заполнению также являются строки:
  1. [8] «Основание передачи» содержит информацию о договоре между продавцом и покупателем.
  2. [10] «Товар/груз передал» – указывается ответственное за отгрузку лицо, его должность и ФИО.
  3. [11] Дата отгрузки.
  4. [13] «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни» – ФИО ответственного лица в организации-отправителе товара, его должность.
  5. [15] «Товар/груз получил» – указывается должность ответственного за получение груза, его ФИО и подпись.
  6. [16] Дата получения.
  7. [18] «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни» – ФИО ответственного лица в организации-получателе, его должность, подпись.
  8. Обязательно проставляются печати организаций.

• Скачать бланк универсального передаточного документа, объединяющего накладную и счет-фактуру
• Скачать образец универсального передаточного документа, объединяющего накладную и счет-фактуру

Необходимость заполнения различных документов, дублирующих часть информации по сделке, вытекает из цели, для которой они применяются. Накладные и счета-фактуры представляют собой совершенно разные формы бухгалтерской и налоговой отчетности.