Что такое накладная, для чего нужен этот документ в бухгалтерии и что он подтверждает?

Любые операции, производимые организациями по перемещению товаров, всегда должны сопровождаться соответствующими документами. Они носят название первичных и применяются в бухгалтерском учёте.

Рассмотрим накладную, каково ее основное назначение в бухгалтерии, зачем она нужна при реализации продукции, является ли эта бумага документом, подтверждающим факт оплаты товара, чем отличается от счета-фактуры и другие нюансы.

Показать содержание

• Определение, что это такое в РФ
• Для чего нужна и что подтверждает?
• Создание данной бухгалтерской формы
• Проверка статуса в ЕГАИС
• Отличие от счёта-фактуры

Определение, что это такое в РФ

Накладная является основным первичным сопроводительным документом, который используется как в организациях, так и между юридическим и физическим лицом.

Бухгалтерская накладная — это документ, который оформляется при переходе товара или материальных ценностей из собственности одного лица (продавца) к другому (покупателю).

Для чего нужна и что подтверждает?

Данный документ нужен для того чтобы задокументировать переход права собственности на ТМЦ. Он является обязательным элементом транспортировки грузов и не зависит от того, какой транспорт используется для перемещения ТМЦ.

Существуют случаи, когда товар не оправдывает ожиданий покупателя, например, фактическое количество не соответствует с документным или товар плохого качества. В такой ситуации с помощью данного документа покупатель может осуществить возврат или замену продукции.

Создание данной бухгалтерской формы

Накладная заполняется в тот момент, когда осуществляется передача товара, либо сразу по её завершению. Она составляется в двух экземплярах, один остаётся у организации-продавца, а второй передаётся организации-покупателю. Составляет документ сторона, поставляющая ТМЦ.

В её состав входят сведения, необходимые для того, чтобы идентифицировать стороны и перемещаемый груз. Реквизиты, которые необходимо заполнить:

1. Данные о сторонах: наименования предприятий.
2. Дата, когда заполнен документ, его номер. Номер является обязательным реквизитом и используется для учёта порядка и синхронизации процессов. Для данного документа законодательством не предусмотрена строгая нумерация, поэтому тип нумерации выбирает само предприятие.
3. Основание для сделки, например, договор купли-продажи, заказ-наряд и т.д.
4. Данные о поставляемой продукции: наименование, количество, единицы, стоимость.
5. Информация о лицах, принявших участие в сделке, их подписи (об особенностях подписания накладной читайте тут).

• Скачать бланк накладной
• Скачать образец накладной

Накладная обязательно подлежит заверению печатью, если получение производится без доверенности. В случае получения по доверенности печать не нужна.

Формально документ потеряет силу в случае неполноты информации, поэтому все графы должны быть заполнены. И обязательно, чтобы они были заполнены верно.

Более детально о заполнении накладной можно прочитать в этой статье, а здесь мы рассказывали о ее оформлении и проверке.

Проверка статуса в ЕГАИС

ЕГАИС — это некая база, в которой находятся все необходимые данные об алкогольной продукции. С использованием этой системы можно проверить статус накладной, подтверждение факта закупки. А также можно узнать информацию об отправителе, номер, дату отправки и т.д.

Чтобы узнать местонахождение накладной необходимо располагать информацией только о идентификационном номере транспортного пакета, присвоенного перед отправкой.

Для проверки документа необходимо заполнить поле для идентификационного номера в соответствующем разделе, ввести защитный проверочный код и нажать на кнопку «запрос».

Подтверждение накладной в ЕГАИС осуществляется:

• Если склад продавца расположен в черте города – в течение 3 дней после поставки.
• Если склад расположен за городом, в сельской местности – в течение 7 дней.

Подтвердить документ можно в личном кабинете. Нужно выполнить следующие действия:

1. Пересчитать продукцию и её номенклатуру, сравнить данные с электронной накладной и информацией в бумажных документах, сопровождающих поставку.
2. Если данные сходятся, формируется акт о принятии накладной в ЕГАИС, что и будет считаться подтверждением.

Подробнее о проверке накладной в ЕГАИС читайте здесь.

Отличие от счёта-фактуры

Главная разница заключается в том, что счёт-фактура используется как основание для зачёта НДС и не фиксирует передачу ТМЦ. Он оформляется на оплату ТМЦ.

Форма этих документов отличается: для счёта-фактуры она строго регламентируется, а накладная имеет свободную форму. Счёт-фактура подписывается только продавцом, а накладная ещё и покупателем.

Больше информации об отличии накладной от счет-фактуры вы узнаете тут, а здесь мы рассказывали, чем отличаются разные виды накладных.

Такой официальный документ, каким является накладная, необходим для осуществления сделок по реализации продукции, при купле-продаже. Без него не было бы возможности подтвердить отправление и приём продукции, что сильно бы затрудняло работу с перемещением ТМЦ.